Hier haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten zusammen gestellt. Es fehlt etwas? Dann gebt uns gerne Bescheid: kontakt@freischreiber.de. Danke.

ALLGEMEINES

Was sind die wichtigsten Steuerarten?

Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer.

Muss ich ein Gewerbe anmelden?

Als freiberuflicher Journalist muss man kein Gewerbe anmelden. Sehr wohl muss man aber die Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit dem Finanzamt anmelden. Werden Tätigkeiten im PR-Bereich für gewerbliche Unternehmen erbracht ist allerdings eine Gewerbeanmeldung von Nöten.

Welche Erklärungen muss man abgeben und wann?

Die Einkommensteuererklärung kann bis zum 31.7. des Folgejahres eingereicht werden. Auch beratene Steuerpflichtige bekommen ab der Jahressteuererklärung für das Jahr 2018 mehr Zeit: In diesem Fall verlängert sich die Frist vom 31.12. des Folgejahres auf den 28. bzw. 29.2. des übernächsten Jahres.

Muss ich Belege mit einreichen?

Für Besteuerungszeiträume ab dem 01.01.2017 müssen Belege grundsätzlich nicht mehr mit der Erklärung eingereicht werden. Diese sind nur auf Anforderung vom Finanzamt beizubringen.

Spielt es bei der Steuer eine Rolle, ob ich KSK-Mitglied bin oder nicht?

Für die Steuer ist dies völlig unerheblich.

RECHNUNG ERSTELLEN

Welche Angaben muss eine Rechnung zwingend enthalten?

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff “Gutschrift”
  • Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Wie weise ich Reisekosten auf einer Rechnung aus?

Dies wird perfekt auf folgender Seite erklärt: https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/so-rechnen-sie-auslagen-bzw-spesen-gegenueber-auftraggebern-ab/150/3098/161930

Genügt es, eine Rechnung per E-Mail zuzustellen?

Rechnungen per Email müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wir Papierrechnungen. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein (keine Word Dateien schicken).Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.

UMSATZSTEUER

Muss ich Umsatzsteuer zahlen?

Sofern nicht freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wurde sobald im Vorjahr 17.500 EUR Umsatzerlöse überschritten wurden und im laufenden Jahr 50.000 EUR Umsatzerlöse voraussichtlich überschritten wird.

Warum lohnt es sich, freiwillig Umsatzsteuer zu zahlen, auch wenn ich weniger Umsatz habe?

Bei hohen vorsteuerbehafteten Ausgaben kann es sinnvoll sein freiwillig zur Umsatzsteuer zu optieren. Da die Auftraggeber nahezu ausschließlich Unternehmer mit Vorsteuerabzug sind, entsteht auch kein Nachteil wenn Umsatzsteuer zusätzlich ausgewiesen wird.

Wann setze ich 7% und wann 19 % Umsatzsteuer an? Wie ist das beim Unterrichten, Moderieren, Recherchieren ohne Schreiben und wie beim Corporate Publishing?

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchstabe c UStG sind sonstige Leistungen begünstigt, deren wesentlicher Inhalt in der Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten nach dem UrhG besteht. Ob dies der Fall ist, bestimmt sich nach dem entsprechend der vertraglichen Vereinbarung erzielten wirtschaftlichen Ergebnis. Hierfür ist neben dem vertraglich vereinbarten Leistungsentgelt maßgebend, für welchen Teil der Leistung die Gegenleistung im Rahmen des Leistungsaustausches erbracht wird (vgl. BFH-Urteil vom 14. 2. 1974, V R 129/70, BStBl II S. 261). Nicht ausschlaggebend ist die Leistungsbezeichnung in der Rechnung.

Zu den begünstigten Leistungen der Journalisten gehören u.a. Kommentare zu politischen, kulturellen, wissenschaftlichen, wirtschaftlichen, technischen und religiösen Ereignissen und Entwicklungen, Kunstkritiken einschließlich Buch-, Theater-, Musik-, Schallplatten- und Filmkritiken sowie Reportagen, die über den bloßen Bericht hinaus eine kritische Würdigung vornehmen. Nicht urheberrechtlich geschützt sind z.B. Tatsachennachrichten und Tagesneuigkeiten, es sei denn, sie haben durch eine individuelle Formgebung Werkcharakter erlangt. Zur Vermeidung von Abgrenzungsschwierigkeiten wird aus Vereinfachungsgründen zugelassen, dass Journalisten grundsätzlich auf ihre Leistungen aus journalistischer Tätigkeit insgesamt den ermäßigten Steuersatz anwenden.

Damit ein(e) Moderator(in) mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz in Höhe von 7% abrechnen kann, muss es sich um künstlerische Darbietungen handeln, d.h. es muss sich um Übertragungen von Urheberrechten handeln. Das Finanzgericht vertrat hierzu die Auffassung, dass es grundsätzlich notwendig sei, dass die Moderation eine eigene geistige Schöpfung darstellt. Dies soll immer dann gegeben sein, wenn die Redebeiträge eine spezielle schöpferische Eigenart aufweisen und sich die Moderatoren vom „alltäglichen Geplauder“ durch eine eigenständige Form abheben. Bei Interviews muss eigencharakterliches Einfühlungsvermögen auf den Gesprächspartner erkennbar sein. Eine Übertragung von Urheberrechten soll entstehen, wenn die Moderation vom Moderator selbst verfasst und diese eigens entworfenen Texte selbst spricht. Erst dadurch entsteht ein von ihm geschaffenes Werk. Diese Leistungen des Moderators stellten insoweit Leistungen dar, die dem ermäßigten Steuersatz zu unterwerfen sind.

Da bei Tatsachennachrichten kein Urheberschutz besteht, außer die Darstellung hat wie oben beschrieben einen eigenen typischen Charakter, ist hier der Regelsteuersatz in Höhe von 19% anzuwenden. Mit 19% sind somit zu versteuern: Widergabe von Kurs- und Preisnotierung, Wettervorhersagen, Sportergebnisse, Börsennotizen, Theater- und Kinospielpläne, Lektorentätigkeiten, normale Moderationen,  Dozententätigkeiten, PR für gewerbliche Unternehmen.

Wie handhabe ich Rechnungen mit Leistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen (Haupt- und Nebenleistungen)?

Nebenleistungen tragen grundsätzlich das Schicksal der Hauptleistung.

Was kann ich bei der Umsatzsteuer absetzen?

Die Vorsteuern (enthaltene Umsatzsteuer) für betrieblich beanspruchte Leistungen

Wie funktioniert das mit der Umsatzsteuer-Vorauszahlung?

Die vereinnahmten Umsatzsteuern abzüglich der geltend zu machenden Vorsteuer ergeben die im Voranmeldungszeitraum zu entrichtende Steuer.

Wie oft muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Der Voranmeldungszeitraum umfasst grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Abweichend hiervon ist Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat, wenn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7 500 € betragen hat. Der Unternehmer kann den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen, wenn sich im vorangegangenen Kalenderjahr ein Überschuss zu seinen Gunsten von mehr als 7 500 € ergeben hat. Die Frist zur Ausübung des Wahlrechts nach § 18 Abs. 2a Satz 2 UStG ist nicht verlängerbar; die Möglichkeit der Dauerfristverlängerung bleibt unberührt. Die Vorschriften der AO über die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach § 110 AO sind anzuwenden.

Der Unternehmer kann von der Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen befreit werden, wenn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1 000 € betragen hat und es sich nicht um einen Neugründungsfall (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG ) handelt.

Wie gehe ich bei Recherchespesen im Ausland mit der Umsatzsteuer um?

Idealerweise dem Auftraggeber mit dem dort angegebenen Bruttobetrag plus Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Wenn diese der Auftraggeber nicht tragen will, bleibt nur die Möglichkeit eines Umsatzsteuerrückvergütungsverfahrens. Aus Kostengründen lohnt sich dies erst bei mindestens 100 EUR im jeweiligen Land zu erstattenden Steuern.

EINKOMMENSTEUER

Was unterscheidet die Einkommensteuer von der Lohnsteuer?

Nichts. Der Lohnsteuerabzug ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer.

Welche Formulare muss ich als Selbstständiger bei einer Einkommensteuererklärung ausfüllen? Und was kommt in welches Formular?

Hierfür sollte ein auf dem Markt erhältliches Steuerprogramm oder das Elsterprogramm der Bundesrepublik verwendet werden. Für die Steuererklärung mindestens

  • Mantelbogen ESt 1A
  • Anlage Vorsorgeaufwand
  • Anlage S
  • Anlage EÜR

Was ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und wie mache ich sie?

In der EÜR werden die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen. Das Ergebnis ist der Gewinn der selbständigen Tätigkeit.

Wie funktioniert das mit der Einkommensteuer-Vorauszahlung?

Anhand der Vorjahressteuerbelastung errechnet sich die voraussichtliche Steuerbelastung des aktuellen und der Folgejahre. Dementsprechend werden vierteljährliche Steuervorauszahlungen festgesetzt. Diese sind vergleichbar mit dem Lohnsteuerabzug bei Angestellten.

AUSGABEN ABSETZEN

Was sind die wichtigsten Betriebsausgaben für Selbstständige, bzw. was kann ich als Journalist typischerweise von der Steuer absetzen?

Arbeitszimmer, Laptop, Telefon, Berufshaftpflicht/Rechtschutz, Beiträge für Berufsverbände, Recherchekosten, Reisekosten. Beiträge für berufsständische Versorgungseinrichtungen (z.B. KSK) sind ebenfalls absetzbar. Dies aber nicht in der Einnahmen-Überschussrechnung sondern in der Anlage Vorsorgeaufwand.

Was sind die wichtigsten Pauschalen, die Journalisten in Anspruch nehmen können?

Journalisten können 30% der Betriebseinnahmen aber maximal 2.455,00 EUR als Betriebsausgaben pauschal ansetzen, wenn die tatsächlichen Betriebsausgaben nicht höher sind.

Welche Ausgaben setzte ich in der EÜR als Ausgaben ab, welche trage ich als steuermindernd im Mantelbogen ein?

Sämtliche Betriebsausgaben werden in der Anlage EÜR abgezogen. Krankenkasse, Rentenversicherung, sonstige Vorsorge in der Anlage Vorsorgeaufwand. Spenden, Kirchensteuerzahlungen, haushaltsnahe Dienstleistungen und außergewöhnliche Belastungen im Mantelbogen.

Was bedeutet „Abschreibung“ und wann muss ich das machen?

Anlagegüter die dem Betrieb länger dienen (Notebook, Tisch, etc.) sind bis zu einem Betrag von 250 EUR Sofort als Betriebsausgabe zu berücksichtigen. Wenn sie selbständig nutzbar sind können sie zwischen 250 EUR und 800 EUR als geringwertiges Wirtschaftsgut auch sofort abgeschrieben werden (als Ausgabe berücksichtigt werden). Bei höherwertigen Gütern müssen die Anschaffungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden und wirken sich nicht gleich voll im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe aus.

Kann ich die Freischreiber-Mitgliedsbeiträge absetzen?

Ja.

Wann kann ich ein Arbeitszimmer zu Hause absetzen?

Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer können unbegrenzt als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich berücksichtigt werden, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Bis zu einem Betrag von 1.250,00 € jährlich werden Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer anerkannt, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Das häusliche Arbeitszimmer wird steuerlich nur anerkannt, wenn Wohnung und Arbeitszimmer räumlich voneinander getrennt sind und dem Steuerpflichtigen und seiner Familie ein ausreichendes Raumangebot für seine privaten Wohnbedürfnisse verbleibt.

Handelt es sich lediglich um eine Arbeitsecke, die durch Vorhänge oder Raumteiler abgetrennt wird, lassen die Finanzämter und Finanzgerichte in der Regel keinen Werbungskostenabzug zu. Das Finanzamt ist sogar berechtigt, einen Grundriss der Wohnung zu verlangen oder das Arbeitszimmer zu besichtigen.

Ich arbeite mal im Büro, mal im Homeoffice, wie gebe ich das am besten an?

Siehe oben. Der steuerliche Abzug ist hier ausgeschlossen

Unter welchen Umständen kann ich Autofahrten absetzen?

Sofern es sich um ein privates Fahrzeug handelt, können für betriebliche Fahrten 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Dies kann über ein Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnungen nachgewiesen werden. Wenn der Auftraggeber die Spesen übernimmt sind diese dem Auftraggeber in Rechnung zu stellen und sind als Umsatz zu verbuchen.

Kann ich mein Auto als Dienstwagen absetzen?

Grundsätzlich ja, wenn es zu mindestens 10% betrieblich genutzt wird. Allerdings muss hier verpflichtend ein Fahrtenbuch geführt werden. Es sei denn man nimmt die 1% Versteuerung vor. Diese setzt aber eine betriebliche Nutzung von mindestens 50% voraus, welche unter Umständen durch ein Fahrtenbuch in einem repräsentativen Zeitraum nachgewiesen werden muss.

Welche Fahrten zum Büro bzw. zum Rechercheort kann ich wie absetzen?

Fahrten ins Büro mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer WHG/ARB pro Tag an dem das Büro angefahren wird. Sämtliche anderen Fahrten wie in den vorigen Punkten angegeben.

Wenn ich einen privaten Ausflug mit einem Recherchetermin verbinde, was muss ich bedenken um die Reise abzusetzen?

Die Reisekosten müssen notfalls per Schätzung in einen betrieblichen und privaten Anteil aufgeteilt werden. Hierfür sind genaue Aufzeichnungen von Nöten.

SONSTIGES

Wie lange muss ich meine Unterlagen aufheben?

10 Jahre beginnend im Folgejahr in dem die zugehörige Steuererklärung eingereicht wurde. Wenn die Steuererklärung 2017 in 2018 eingereicht wird bis zum 31.12.2028.

Was ist ein Eigenbeleg und unter welchen Umständen ist er gerechtfertigt?

Eigenbeleg ersetzen verlorengegangene Belege. Hier muss man an die Ordnung appellieren. Eigenbelege werden beim Finanzamt nicht gern gesehen und sollten deshalb eine absolute Ausnahme sein.

Manche Auftraggeber, z.B. öffentlich-rechtliche, arbeiten nur „auf Lohnsteuerbasis“ mit mir. Was bedeutet das konkret? Muss ich extra Lohnsteuer abführen? Muss ich Umsatzsteuer abführen?

Hier ist zu unterscheiden ob diese einen richtig als Arbeitnehmer oder als unständig Beschäftigten abrechnen. Bei einer Anstellung als Arbeitnehmer wird keine Umsatzsteuer erhoben und die Verdienste und zugehörigen Aufwendungen haben nichts mit der selbständigen Tätigkeit zu tun. Hier wird auch ein Lohnsteuerabzug vorgenommen.

Bei einem unständig Beschäftigten liegt ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vor, bei dem aber keine Lohnsteuer einbehalten wird und die Umsatzsteuer zusätzlich ausbezahlt wird.

Was mache ich steuerlich, wenn ich mit einer Recherche in Vorleistung gehe, d.h. wenn ich ohne Auftrag recherchiere?

Sofern diese Ausgaben betrieblich begründet sind, sind sie als Betriebsausgaben abzugsfähig. Es ist hilfreich wenn hierüber Aktennotizen geführt werden.

Lohnt sich ein Steuerberater? Auch schon am Anfang der Berufslaufbahn?

Dies hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Will ich mich mit den auf dem Markt erhältlichen Steuerprogrammen auseinanderzusetzen
  • Will ich Veränderungen im Steuerrecht aktiv verfolgen und verstehen
  • Brauche ich jemanden, der mir beratend zur Seite steht und meine Buchhaltung pflegt
  • Will ich mich überhaupt mit steuerlichen Themen auseinandersetzen

Welche Steuersoftware ist empfehlenswert?

Die auf dem Markt befindlichen Steuerprogramme der Marktführer sind über Jahre weiterentwickelt worden und alle gut. Daher sind das WISO Steuer:Sparbuch oder Lexware oder Smartsteuer zu empfehlen.

Ich habe nebenberuflich einen Lehrauftrag/gebe Medientraining. Wie ist das steuerlich einzuordnen?

Einkünfte aus nebenberuflichen Tätigkeiten sind bis zu einem Betrag von 2.400 EUR im Jahr steuerfrei. Allerdings ist ein Abzug der hierfür entstandenen Kosten bis zu einem Betrag von 2.400 EUR ausgeschlossen.

Was mache ich, wenn ein Auftraggeber nicht im selben Monat/Quartal/Jahr zahlt, in dem ich die Rechnung gestellt habe? Zählt Zeitraum der Rechnungsstellung oder des Geldeinganges?

Bei einem Freiberufler gilt grundsätzlich der Geldfluss. Bei Einnahmen wie auch bei Ausgaben. Somit ist dieser Zeitpunkt steuerlich relevant.